http://www.rulesplay.ru/materials/articles/item/86-simple-bp

Опишите бизнес-процессы быстро и понятно, помогите сотрудникам их соблюдать

2. Бизнес-процессы прописываются непонятным языком для тех, кто будет по ним работать. Такие техники описания бизнес-процессов, как IDEF0, DFD, IDEF3, ORACLE, BAAN, ARIS и др. знакомы лишь узкому числу специалистов. Поэтому для того, чтобы бизнес-процессы понимали все, нужны предельно простые технологии описания.
3. Регламенты не наглядны. Нам, как практикующим консультантам, часто приходилось отмечать, что неработающие процессы, регламенты и инструкции обычно написаны трудным языком и схемы в них если и присутствуют, то разобраться в них можно с трудом. Чем больше наглядности — тем проще и быстрее внедряется процесс.
4. Процессы часто прописывают по принципу «будем так делать, когда наступит коммунизм». А так как пока коммунизм не наступил, то сотрудники все делают иначе, чем прописано. Картинка часто слишком идеализирована. Именно поэтому крайне важно описывать процесс именно так, как он дает результат сейчас, а потом улучшать его с помощью небольших (кайдзен) или прорывных (реинжинирнг) действий.
5. Невысокий уровень уважения к законам в принципе, на уровне общей культуры. В нашей стране многие законы не работают. Жить по законам не считается почетным. Почетным считается их безнаказанно нарушать и обходить. Именно поэтому любой организации для того, чтобы стать сильной, необходимо привить своим сотрудниками культуру игры по прописанным правилам.

Как, с учетом перечисленных проблем, сделать прописанные процессы действующими?

Алгоритм экспресс-описания бизнес-процесса:

Один из приемов — техника быстрого описания бизнес-процессов. Почти любой бизнес-процесс можно описать с ее помощью за 50 минут. Вот алгоритм:

1. Собрать команду участников процесса.
2. Обязательно спросить у них, насколько одинаково они понимают бизнес-процесс в котором участвуют. Конечно же, получить от них ответ: «Одинаково!»
3. Разделить команду на две группы, каждая из которых изолированно от второй описывает бизнес-процесс графически, визуализируя на листах флипчарта работы, входы и выходы процесса по специальному шаблону. Самый простой шаблон выглядит вот так:

В этом шаблоне: 

2. • Вход — условие, при котором начинается выполнение этапа процесса в виде работы.
   • Этап выполнения работы — описание того, что должно быть сделано. Желательно здесь же описать методику, по которой должна быть сделана работа.
   • Ответственный — один сотрудник, отвечающий за результат выполнения работы. Если есть соисполнители, то работы описываются в виде подэтапов.
   • Выход — зафиксированный в виде записи результат выполнения этапа процесса. Выход одного этапа является входом для следующего этапа процесса.

4. Повесить описания разных групп рядом и сравнить. В большинстве случаев мы увидим, что участники на самом деле не совсем одинаково понимают бизнес-процесс, в котором участвуют.

5. Оценить наиболее проблемные части бизнес-процесса. Для этого мы рекомендуем использовать голосование цветными метками, в том числе анонимное.

6. Привести всех участников к единой схеме бизнес-процесса.
7. Принять единую схему бизнес-процесса, поставив подпись каждого участника на листе флипчарта.
8. Отдать описанный бизнес-процесс на автоматизацию в ИТ-системе предприятия.

9. Получить команду единомышленников, которые одинаково понимают, кто из них, что и на каком этапе делает для получения гарантированного результата.